A divisão de Gestão Documental da Secretaria Estadual de Saúde (Sesacre) recebeu na terça-feira, 29, a visita técnica de membros do Instituto de Administração Penitenciária do Acre (Iapen) interessados em conhecer o modelo de trabalho referentes às atividades de tramitação, classificação, avaliação e arquivamento de processos licitatórios, despesas públicas e outros documentos administrativos ligados à pasta.
A equipe foi recebida pelo gerente da Divisão, Renato Veroneze, que fez uma apresentação detalhada de como os documentos são arquivados, todo o processo de catalogação, identificação, digitalização, transferência e arquivamento.
“Este é um projeto que começou em 2015, quando vimos a necessidade de implantação e organização destes arquivos. Ainda temos um desafio enorme pela frente, mas em vista de quando pegamos, já avançamos bastante. Ficamos felizes desta experiência hoje estar servindo de modelo para outras instituições”, destaca.
Ainda de acordo com Veroneze, gestão, organização e controle do arquivo trouxeram não apenas a preservação e segurança dos documentos, mas celeridade na hora de localizar um contrato antigo, que se estivesse misturado em uma pilha de documentos, por exemplo, levaria meses para encontrar.
“Conseguimos montar uma equipe muito boa, e a casa está em ordem. Um prazo de resposta, que antes era de 30 a 45 dias, hoje em 10 minutos, no máximo uma hora, conseguimos entregar um processo físico”, completa Veroneze.
As novas práticas e conceito desenvolvidos pela divisão de arquivo, também atua nos setores e unidades da Sesacre, levando capacitação aos agentes que trabalham com o arquivamento desses documentos, que já são encaminhados catalogados e digitalizados à Divisão de Gestão Documental. “Além do trabalho dentro da divisão, começamos a quebrar paradigmas nos setores levando essas novas práticas, e hoje já conseguimos padronizar, desde o arquivo corrente até o arquivo permanente, seguindo as instruções e normativas do Conselho Nacional de Arquivos”, finaliza
O diretor de planejamento do Iapem, Álvaro Cavalcante, ficou admirado com o trabalho desenvolvido no local, e disse que era um desejo antigo implantar uma divisão de arquivos dento da unidade. “Sempre tive esse sonho, mas algumas limitações impediram de seguir adiante. Vendo que é possível uma gestão documental eficiente como a que estamos conhecendo aqui, vamos nos inspirar neste modelo para criarmos o nosso”, disse.
